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利用者マスタの概要
利用者マスタでは、利用者様のお名前や性別、電話番号やメールアドレスといった基本情報や、どのサービスを利用するのか、介助に入る頻度の高いヘルパーさんや交通費などを登録しておきます。
「メインメニュー」画面の「利用者マスタ」をクリックすると、「利用者マスタ一覧」画面に移動します。
利用者マスタ一覧画面
① 「新規」ボタンをクリックすると「利用者マスタ新規」画面に遷移しますので、そこで利用者の新規登録を行います。
② 初期状態では男性利用者3名、女性利用者3名がサンプルデータとして登録されております。編集してそのまま使うことも、削除することも可能です。
③ 「J-」から始まるコードで利用者を登録すると、時間を重複してシフト登録することが可能です。
「事務所勤務、会議、ヘルパー研修」など複数のヘルパーが同じ時間帯に勤務するようなシフトを組む際に利用できます。「J-001」、「J-002」の利用者は削除不可です。
利用者マスタ新規登録
【利用者コード】
④に６桁以内でコードを入力してください。入力項目左側のリストボックスを選択すると、自動で新しい利用者コードが入力されます。ここで入力したコードが、ログインの際に必要となるユーザーIDとなります。
「J-」で始まる利用者を設定すると、重複してシフトを登録することができます。例えば「研修」という利用者を設定し、そこに複数のヘルパーさんがシフトに入るようにすれば、ヘルパーさんが集まって研修を行うといったシフトを表現することができます。
【利用者名】
⑤に利用者様の名前をフルネームで入力してください。
【略称名】
⑥に利用者様の略称名を入力してください。シフト表などで使用されます。
【フリガナ】
⑦に利用者様のフリガナを入力してください。読みカナ順番の並び替えに反映します。
【性別】
⑧に利用者様の性別を選択してください。
【契約区分・時間数】
⑨に利用者様との契約区分（サービス内容）にチェックを入れ契約時間数も入力してください。
以上が最低限入力しなければならない必須項目です。⑩の「新規登録」ボタンをクリックして保存してください。
次にヘルパーさんの情報を登録します。下記リンクより次にお進みください。
利用者マスタの他の項目についてもっと知りたい場合は、下に読み進めてください。
利用者マスタのその他の項目について
【アクセスレベル】
利用者がヘルパーアシストにログインして使用する場合、機能の制限を設定する事ができます。
一般・・・シフトデータの追加／修正／削除が可能ですが、マスタデータを扱うことはできません。
参照・・・利用者自身の利用者別シフト表の参照のみ可能です。
【カラー】
「ヘルパー日別表」「ヘルパーカレンダー表」などで利用者様を表示する色を設定できます。
【パスワード】
利用者がスケジュール管理ソフトにログインする際のパスワードを入力してください。
※空欄ではログインする事ができません。
【有効設定】
利用者様との契約が解除された場合や、ご利用が無くなった場合などで各種シフト表に利用者名を表示したく無い場合はチェックを外して下さい。チェックを外された利用者は利用者マスタ上、グレイアウトされて表示されます。
利用者様を復活させたい場合は、チェックを外すだけで元通りになります。
【月間シフト表示】
当該利用者のシフトを「利用者月間シフト表」に表示したく無い場合はチェックを外して下さい。
【備考】
利用者の特記事項や注意する点などを入力してください。
※「利用者別シフト表」の画面右下にある「利用者マスタ備考表示」ボタンで参照する事が出来ます。
契約区分、詳細設定の登録
利用者マスタの新規登録が終わり、その後に契約区分や時間数の変更がある場合には、上図の画面上段にある ①「契約」タブをクリックしてください。契約時間数の一覧が表示されます。
②の利用者名をクリックすると「利用者マスタ修正」画面が表示されます。
【受給者証番号(自立支援)】
③に障害者自立支援の受給者証番号を１０桁で入力してください。(※1,2)
【受給者証番号(移動支援)】
④に地域生活支援事業での移動支援の受給者証番号を１０桁で入力してください。(※1,2)
【障害区分】
⑤に障害者自立支援の障害区分を選択してください。(※1)
どれを設定するかは、利用者様の受給者証を参照してください。
区分6のみ、3種類に分かれております。
・区分6(15%)・・・重度訪問介護重度障害者等包括支援対象者の利用者様
・区分6(8.5%)・・・重度訪問介護障害支援区分6該当者決定の利用者様
・区分6・・・重度訪問介護その他決定の利用者様。もしくは居宅などをご利用の利用者様。
該当するものを設定してください。
【保護者名】
利用者本人が18歳未満の場合、⑥に保護者氏名を入力してください。(※1,2)
【利用者上限負担区分】
⑦に障害者自立支援の負担区分を選択してください。(※1)
※「障害者の利用者負担」または 「障害児の利用者負担」をクリックして参照し、設定してください。
【契約区分・時間】
当事業所に対して契約区分や時間数の変更があった時には、⑧のようにチェックと時間数を入力してください。
修正、変更が終わりましたら⑨の「修正登録」ボタンをクリックして保存してください。
(※1)別途、使用する「アシスト請求ソフト」に反映されます。
(※2)「利用者別シフト表」の「実績記録票出力」に反映されます。
対応表、交通費の登録
上図の画面上段にある ①「対応表」タブをクリックしてください。対応表一覧が表示されます。
縦軸は利用者、横軸はヘルパーを表しています。
ヘルパーの下の「可」に「●」が付いている場合は、その利用者様への介助に入る頻度の高い、優先的に表示されるヘルパーであることを表しています。
「交通費」には、ヘルパーがその利用者の元に移動するための交通費が表示されます。
②の利用者名をクリックすると「利用者マスタ修正」画面が表示されます。
この画面では利用者様への介助に入る頻度の高いヘルパーさんや、給料計算画面で自動的に入力するための交通費を設定する事ができます。
【可否】チェックボックス
上図の利用者名「鈴木 次郎」様のシフトに入れるヘルパー、頻繁に介助に入るヘルパーを③のようにチェックしてください。
チェックを付けておくと、利用者様をプルダウンから選択する際に、チェックした利用者様は上段に白地で表示され、選びやすくなります。
また、チェックをしない利用者様はプルダウンの下段にグレー地で表示され、優先度を下げて表示できます。
【交通費】
給料計算で交通費を毎回手入力するのは大変なので、利用者宅へ移動するヘルパーの交通費が、いつも同じ固定金額の場合には ④ にあらかじめ交通費を設定しておくことで、給料計算の時に自動で交通費を入力する事ができます。
修正、変更が終わりましたら⑤の「修正登録」ボタンをクリックして保存してください。
次にヘルパーさんの情報を登録します。下記リンクより次にお進みください。